ChatGPT sicher nutzen im Job: Welche Firmendaten dürfen rein?

Die Grundregel ist einfach: Personendaten von Kundinnen, Mitarbeitenden oder Patienten sowie vertrauliche Geschäftsunterlagen gehören nicht in ein privates ChatGPT-Konto, egal ob Gratis oder Plus. Mit einem Business-Konto und einem Vertrag mit OpenAI sieht die Rechnung anders aus, weil dann klare Pflichten und Zusicherungen dazukommen. Dazwischen liegt die Frage, die uns bei KI Kompetent in unseren Kursen in Gebenstorf bei Baden am häufigsten gestellt wird: Was darf denn nun konkret rein, und was nicht? Dieser Artikel beantwortet das mit einer Übersicht nach Datenklassen und mit sieben Regeln für den Büroalltag, damit du ChatGPT trotzdem produktiv nutzen kannst.

Welche Daten darf ich überhaupt in ChatGPT eingeben?

Am einfachsten sortierst du Daten in vier Klassen, dann wird die Entscheidung fast automatisch. Öffentliche Informationen darfst du praktisch immer eingeben, weil niemandem ein Nachteil entsteht, wenn sie sichtbar werden. Bei internen Geschäftsdaten, Personendaten und besonders schützenswerten Daten wird es differenzierter, abhängig davon, welches ChatGPT-Konto du gerade benutzt.

Datenklasse	Beispiel	Privates Gratis-/Plus-Konto	Business-Konto mit Vertrag
Öffentliche Informationen	Pressemitteilung, allgemeine Fachfrage	erlaubt	erlaubt
Interne Geschäftsdaten	unveröffentlichte Preisliste, Strategiepapier	nicht erlaubt	erlaubt, mit Sorgfalt
Personendaten	Namen, E-Mail-Adressen von Kunden oder Mitarbeitenden	nicht erlaubt	erlaubt, mit Informationspflicht
Besonders schützenswerte Daten	Gesundheitsdaten, Bewerbungsdossiers mit Zeugnissen	nicht erlaubt	nur nach Datenschutz-Folgenabschätzung

Die Tabelle zeigt die Grundlinie, Einzelfälle bleiben trotzdem Einzelfälle. Eine anonymisierte Kundenmail ohne Namen und Adresse ist unproblematischer als dieselbe Mail im Original, selbst auf dem Business-Konto. Im Zweifel gilt: je heikler die Daten, desto mehr Vorbereitung vor dem Einfügen.

Ist ChatGPT in der Schweiz überhaupt DSG-konform nutzbar?

Ja, grundsätzlich schon, aber die Verantwortung liegt bei dir und deiner Firma, nicht bei OpenAI. Das Schweizer Datenschutzgesetz ist seit dem 1. September 2023 in Kraft und bewusst technologieneutral formuliert, es gilt darum direkt auch für KI-Anwendungen wie ChatGPT. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) mahnte bereits am 4. April 2023 zu einem bewussten Umgang mit dem Tool, lange bevor es in den meisten Büros angekommen war (edoeb.admin.ch, Stand Juli 2026).

Wer eine Dritt-KI wie ChatGPT im Betrieb einsetzt, hat nach DSG mehrere Pflichten zu erfüllen: eine Informationspflicht gegenüber den betroffenen Personen, einen Auftragsbearbeitungsvertrag mit dem Anbieter, ein angemessenes Datenschutzniveau beim Transfer ins Ausland und bei hohem Risiko eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Verstösse treffen in erster Linie die verantwortliche natürliche Person mit Bussen bis CHF 250’000, nicht automatisch die Firma als Ganzes (Art. 60 ff. DSG).

Was ist der Unterschied zwischen einem privaten Konto und einem Business-Konto?

Der Unterschied ist der fehlende Vertrag, nicht die Technik dahinter. Einen Auftragsbearbeitungsvertrag mit OpenAI gibt es erst ab ChatGPT Team oder Enterprise, beziehungsweise über die Programmierschnittstelle für Firmenlösungen. Bei Free und Plus bleibt es rechtlich ein Privatkonto: Eingaben können dort fürs Training des Modells verwendet werden, was sich in den Einstellungen abschalten lässt, aber nichts an den fehlenden vertraglichen Zusicherungen ändert (openai.com/enterprise-privacy).

Genau diese Lücke erklärt, warum «ich benutze doch nur meinen privaten Account» keine gute Ausrede ist, sobald Firmendaten im Spiel sind. Eine aktuelle Umfrage von EY Schweiz mit 604 Befragten zeigt, wie verbreitet das Thema ist: 89 Prozent nutzen KI im Berufsalltag, 29 Prozent davon über private Accounts, also als sogenannte Schatten-KI ohne Wissen der IT-Abteilung. Nur gerade 3 Prozent der Firmen verbieten KI komplett, ein Verbot ist also weder verbreitet noch besonders wirksam (kmu.admin.ch, Stand Mai 2026).

Nach welchen Regeln nutze ich ChatGPT im Büroalltag sicher?

Sieben einfache Regeln decken die meisten Situationen im Büro ab.

1. Prüfe zuerst, welches Konto du vor dir hast. Bevor du überhaupt Text einfügst, schau nach, ob dein Arbeitgeber ein Business-Konto mit Vertrag bereitstellt. Falls ja, gilt für interne Daten ein anderer Massstab als auf deinem privaten Zugang.
2. Anonymisiere, bevor du einfügst, nicht danach. Eine Kundenmail voller Namen und Telefonnummern schickst du nicht roh in den Chat. Ersetze Namen durch «Kunde A», Adressen durch «Region Aargau», die Anfrage bleibt trotzdem genauso beantwortbar.
3. Bewerbungsdossiers nur ohne Namen auswerten lassen. Entferne Name, Foto und Geburtsdatum vorher aus dem Dokument. Für die Beurteilung von Qualifikationen reicht der Lebenslauf ohne diese Angaben völlig aus.
4. Bei Offerten Zahlen ja, Kundenname nein. Eine Offerte lässt sich gut mit ChatGPT vorformulieren, wenn du Leistungsumfang und Preis nennst. Der Name der Kundin oder der Firma gehört erst von Hand nach dem Export ins Dokument.
5. Gesundheits- und Personaldaten bleiben aussen vor, auch mit Vertrag. Ein Arztzeugnis oder ein Personaldossier mit Diagnosen gehört selbst auf dem Business-Konto nur nach einer Datenschutz-Folgenabschätzung hinein. Ohne diese Prüfung lässt du solche Dokumente besser ganz weg.
6. Trainingsdaten-Einstellung kontrollieren. Nutzt du gelegentlich doch ein privates Konto für Firmenfragen, schalte in den Einstellungen die Verwendung deiner Eingaben fürs Modelltraining ab. Das ändert nichts an der fehlenden Vertragsgrundlage, verkleinert aber wenigstens das Risiko einer Weiterverwendung.
7. Mach den Café-Test bei Unsicherheit. Stell dir die Frage, ob du denselben Satz auch einer fremden Person am Nebentisch im Café erzählen würdest. Bei Nein bleibt die Information besser draussen.

Wer haftet, wenn doch einmal Firmendaten falsch landen?

Nach Schweizer Recht haftet in erster Linie die verantwortliche natürliche Person, häufig eine Vorgesetzte oder ein Geschäftsführer, nicht automatisch die Firma als juristische Person. Bussen nach Art. 60 ff. DSG reichen bis CHF 250’000 bei vorsätzlichen Verstössen gegen Informations- oder Sorgfaltspflichten. Genau darum lohnt sich eine schriftliche Regelung, die im Betrieb festhält, welche Daten in welches Tool dürfen. Unser Artikel zur KI-Richtlinie fürs KMU mit Vorlage zeigt, wie eine solche Richtlinie in der Praxis aussieht.

Bei Werkzeugen wie ChatGPT Work, wo ein Agent direkten Zugriff auf E-Mail-Postfach und Kalender bekommt, wird diese Frage nochmals wichtiger, weil die KI dort automatisch mehr Dokumente sieht als in einem einzelnen Chat. Wie du diesen Zugriff trotzdem kontrolliert einrichtest, erklärt unser Artikel zu ChatGPT Work als persönlichem Assistenten.

Häufige Fragen

Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben? Auf einem privaten Gratis- oder Plus-Konto besser nicht, weil dafür kein Auftragsbearbeitungsvertrag mit OpenAI besteht. Auf einem Business-Konto mit Vertrag ist es möglich, aber nur mit Informationspflicht gegenüber den Kundinnen und einem angemessenen Schutzniveau. Am unkompliziertesten fährst du, wenn du Namen und andere identifizierende Angaben vor dem Einfügen entfernst. Die Anfrage bleibt dann für die KI genauso beantwortbar, ohne dass echte Personendaten das Haus verlassen.

Ist ChatGPT in der Schweiz DSG-konform? Konform oder nicht konform ist immer die konkrete Nutzung, nicht das Tool an sich. Das Schweizer DSG gilt seit dem 1. September 2023 technologieneutral auch für den Einsatz von KI-Tools wie ChatGPT. Wer ein Business-Konto mit Vertrag nutzt, die Informationspflicht erfüllt und heikle Fälle vorab prüft, bewegt sich im rechtlich sicheren Bereich. Wer Personendaten unbedacht in ein privates Konto tippt, tut das auf eigenes Risiko.

Darf ich meinen privaten ChatGPT-Account für die Arbeit nutzen? Für allgemeine Fragen ohne Firmenbezug spricht nichts dagegen. Sobald Kundennamen, interne Zahlen oder Personaldaten im Spiel sind, wird es heikel, weil private Konten ohne Vertrag und ohne die Schutzmechanismen eines Business-Kontos laufen. Laut der EY-Schweiz-Umfrage nutzen 29 Prozent der KI-Anwenderinnen und -Anwender genau diesen Weg als sogenannte Schatten-KI. Besser fährst du mit einem Business-Zugang, den dir dein Arbeitgeber einrichtet.

Was passiert mit meinen Eingaben bei ChatGPT Free oder Plus? Deine Eingaben können bei Free und Plus für das Training künftiger Modelle verwendet werden, sofern du das nicht in den Einstellungen deaktivierst. Selbst nach dem Abschalten bleibt es aber ein Privatkonto ohne vertragliche Zusicherungen von OpenAI. Für private, unkritische Anfragen ist das meist unproblematisch. Für Geschäftsdaten reicht die blosse Abschaltung der Trainingsnutzung nicht aus, dafür braucht es ein Konto mit Vertrag.

Was mache ich, wenn ich aus Versehen schon Firmendaten in ein privates Konto eingegeben habe? Lösch den betreffenden Chatverlauf in den Einstellungen und informiere umgehend die zuständige Person im Betrieb, meist die Geschäftsleitung oder eine Datenschutzverantwortliche. Wie gross das Risiko tatsächlich ist, hängt von der Art der Daten ab. Ein Tippfehler in einer internen Notiz wiegt anders als ein komplettes Kundendossier, aus einem einzelnen Vorfall lässt sich fast immer eine klare Regel für die Zukunft ableiten.

ChatGPT sicher nutzen bedeutet vor allem, die eigenen Daten vorher kurz zu sortieren, statt das Werkzeug ganz zu meiden. Mit den sieben Regeln oben und einem Blick auf dein Konto bist du für die meisten Situationen im Büro gerüstet. Wer das Thema einmal grundlegend und mit Zeit für eigene Fragen durchgehen will, findet Recht und Datenschutz als festen Bestandteil im Basiskurs von KI Kompetent.